Waarom registreren? 
Registreren van een klacht is een onderdeel van uw taak als contact- of vertrouwenspersoon. Om een klacht zo goed mogelijk af te kunnen handelen is het noodzakelijk om de klacht zo duidelijk mogelijk te registreren, hierdoor kunt u: 

• feiten verzamelen voor het geval er meerdere klachten over één persoon komen
• feiten verzamelen voor het geval de klacht naar de klachtencommissie of het bevoegd gezag gaat 
• bijhouden welke oplossingen voor een klacht zijn gekomen
• nagaan of gemaakte afspraken zijn nagekomen
• (veel) voorkomende ongewenste omgangsvormen op school in kaart brengen
• preventieve maatregelen nemen gericht op het vergroten van de schoolveiligheid
• beleidsaanbevelingen doen voor het vergroten van de schoolveiligheid
• gegevens verzamelen voor het jaarverslag

Klachtdossier
Als u een klacht krijgt van leerlingen, ouders of personeelsleden maakt u een dossier aan. Persoonsgegevens van de klager, de aangeklaagde en de inhoud van de klacht worden daarin genoteerd. In een klachtdossier worden ook gespreksverslagen et cetera bewaard. Alleen feiten en omstandigheden die betrekking hebben op de klacht mogen geregistreerd worden. Bij het registreren van persoonsgegeven heeft u te maken met de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP 2001). Hierin is vastgelegd hoe zorgvuldig om te gaan met persoonsgebonden gegevens.

Voorbeeldformulieren
Om het u makkelijker te maken heeft PPSI voorbeeldformulieren gemaakt voor het registreren van een melding of klacht op uw school. U kunt ze hieronder gratis downloaden.

Format jaarverslag
Ten behoeve van het jaarverslag dat u jaarlijks moet overleggen aan het bevoegd gezag heeft PPSI een format gemaakt. U kunt het downloaden en invullen zodat u overzicht heeft over het aantal en soort binnengekomen klachten en meldingen.

Meer informatie
In de linkerkolom kunt u de faq's en overige informatie over dit onderwerp bekijken. Voor vragen kunt u contact opnemen met de PPSI-helpdesk via tel:030-2856762 (schooldagen van 9:00-13:00 uur) of via ppsi@aps.nl